Verwaltercheckliste

Was ist bei der Auswahl zu beachten?

Vetrauen ist gut — Kontrolle ist besser! Was müssen Wohnungseigentümer bei der Auswahl eines Immobilienverwalters beachten?

Allgemeines

Ist die Verwaltung aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten?
Hat die Verwaltung Ihre Wohnanlage vor der Angebotsabgabe in Augenschein genommen?
Können Ihre Fragen sachgemäß, verständlich und zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden?
Ist das Unternehmen Mitglied in einem der Landesverbände des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (VDIV Deutschland)?
Ist die Immobilienverwaltung hauptberuflich tätig?
Kann die Verwaltung die seit 1. August 2018 vorgeschriebene Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung vorlegen?
Hat die Verwaltung bereits nachweisbare Erfahrung mit der Verwaltung ähnlich großer Eigentümergemeinschaften, und können entsprechende Referenzen vorgelegt werden?
Sind die Referenzobjekte in einem guten bzw. gepflegten Zustand (sofern eine Besichtigung möglich ist)?
Nimmt sich die Verwaltung ausreichend Zeit für die Erstbesichtigung und das Gespräch mit dem Beirat?
Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
Teilt die Immobilienverwaltung, wie gesetzlich gefordert (§ 11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage die berufsspezifische Qualifikation des Gewerbetreibenden sowie der Objektbetreuer mit?
Werden regelmäßig vom Gewerbetreibenden sowie von den Objektbetreuern qualitativ hochwertige Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mindestens im gesetzlich geforderten Umfang von 20 Stunden in drei Jahren (§34c Abs.2a GewO) absolviert?
Zeigt die Immobilienverwaltung, wie gesetzlich gefordert (§11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage Zertifikate und Bescheinigungen über die in den vergangenen Jahren absolvierten Weiterbildungen vor?
Nimmt die Verwaltung die Aufgaben mit ihrem eigenen Personal wahr und verzichtet auf Subunternehmen für Verwalteraufgaben?
Hat die Verwaltung Rahmenverträge mit Energievesorgern oder Kooperationen mit Versicherungsunternehmen?

Versicherungsschutz

Kann der Verwalter die gesetzlich geforderte Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung im Umfang von 500.000 Euro pro Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres vorweisen?
Kann der Verwalter eine Betriebhaftpflichtversicherung vorweisen?
Besitzt der Verwalter auch eine Vertrauensschaden-Versicherung zum Schutz Ihres Vermögens?

Vertragsgestaltung

Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein – ist die Firmierung auf dem Vertragsdokument korrekt?
Sind die Aufgaben der Verwaltung klar und übersichtlich geregelt?
Sind die Befugnisse der Verwaltung klar geregelt?
Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?
Ist die Verwaltervergütung als Bruttobetrag angegeben?
Wird im Vertrag übersichtlich und transparent zwischen einer Festvergütung für die Grundleistungen sowie einer variablen Vergütung für besondere Leistungen unterschieden?
Ist die Haftung klar geregelt?
Erfolgte eine Widerrufsbelehrung?
Geht die Verwaltung auf vertragliche Sonderwünsche der Eigentümergemeinschaft ein?
Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor, beispielsweise auf Grundlage der VDIV - Musterverträge?

Kaufmännische Geschäftsführung und Büroorganisation

Erscheint der Büroorganisation / der Bürobetrieb professionell?
Gibt es feste Ansprechpartner und Erreichbarkeiten?
Verfügt das Unternehmen über eine professionell gestaltete Webseite?
Gibt es auf der Webseite ggfs. ein Kunden-Onlineportal, auf dem Dokumente und /oder Verträge oder weiterführende Informationen für Eigentümer/innen abrufbar sind?
Prüft die Verwaltung bei Übernahme der Eigentümergemeinschaft die mit Dritten bestehenden Verträge darauf, ob sie aktualisiert werden müssen?
Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt? Gibt es feste Bürozeiten bzw. Sprechstunden und eine Notfalltelefonnummer?
Ist Ihnen bekannt, ob die Einladungen zun den Eigentümerversammlungen fristgerecht ergehen?
Wissen Sie, ob die Unterlagen für Eigentümerversammlungen übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitet sind?
Führt die Verwaltung nach Ihrem Wissen eine Beschlusssammlung, und ist diese verständlich aufgeschlüsselt?
ist es für Sie ersichtlich, dass über jeden Vorgang Belege geführt werden? Sind diese Vorgänge undBelege nachvollziehbar und transparent?
Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen inklusive des Vermögensberichts nach §28 Abs. 4 WEG erstellt?
Verwendet die Verwaltung eine aktuelle Verwaltungssoftware?
Verfügt der zuständige Objektbetreuer im Krankheits- und Urlaubsfall über eine Vertretung innerhalb des Unternehmens?

Finanz- und Vermögensverwaltung

Wird das Hausgeldkonto auf den Namen der Eigentümergemeinschaft angelegt?
Wird auch bei Rücklagekonten die Eigentümergemeinschaft die Kontoinhaberin?
Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?
Kann die Höhe der Rücklagen nachvollziehbar ausgewiesen und aufgeschlüsselt werden?
Werden die Rücklagen mündelsicher angelegt, so dass Wertverluste praktisch ausgeschlossen sind?

Technische Verwaltung

Sind auch Erfahrungen mit energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen vorhanden?
Nimmt die Verwaltung regelmäßig Begehungen vor, um den Erhaltungsbedarf zu ermitteln, und gibt es dafür Checklisten und Objektbegehungsprotokolle?
Werden bei größeren Maßnahmen, z.B. Sanierungen, mehrere nachvollziehbare Angebote eingeholt?
Verfügt die Verwaltung über eigenes technisches Personal oder externe Dienstleister (u.a.Energieberater, Architekten, Sachverständige, Messdienstleister), um die Eigentümergemeinschaft bei technischen Fragen zu beraten? Kann der Verwalter den Eigentümern bei Bedarf die Beauftragung von geeigneten Sonderfachleuten empfehlen?

Wir empfehlen die Verwaltercheckliste des VDIV »

Checkliste für die Übergabe von Verwaltungsunterlagen

Immer wieder kommt es zu Verstößen gegen die Berufsordnung, die ja eine ordnungsgemäße und reibungslose Übergabe der Verwaltungsunterlagen zu den Grundlagen der Berufsausübung der Immobilienverwalter zählt.

Für die Übernahme und insbesondere die Durchführung der Verwaltung werden alle hierfür notwendigen Unterlagen, Dokumente, Bescheide und sonstige Papiere benötigt, die zur verantwortlichen Durchführung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind.

Es sind dies insbesondere die in der nachfolgenden Liste als Beispiel aufgeführten Haus- und Grundstücksunterlagen für die Verwaltung:

Liste aller Eigentümer und/oder Verzeichnis nach Wohnungsnummer oder Wohnungslage -> Grundbuchamt / Katasteramt
Abnahmeprotokoll des Gemeinschaftseigentums (zwingend, wenn gewährleistungsrelevant) inkl. Mängelliste und einer Übersicht hinsichtlich der Mängelbeseitigung (Hinweis: Es ist Praxis, dass Gemeinschaftseigentum durch den Sondereigentümer abgenommen wird)
Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung mit allen Änderungen und Ergänzungen -> Grundbuchamt
Verzeichnis aller bestehenden Versicherungen sowie Übergabe aller Versicherungspolicen
Alle Belege der letzten zehn Jahren (Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge, Einzelpostenauflistung von Sammelabrechnung)
Wirtschaftsplan des aktuellen und des folgenden Jahres, Einzelplan der letzten zwei Jahren
Alle Wartungs- und Betreuungsverträge einschließlich Namen, Anschrift und Telefonnummer des Betreuers und der jeweiligen Kundennummer/Liegenschaftsnummer
Hausmeistervertrag einschließlich Mitgliedsschein der zuständigen (Verwaltungs-) Berufsgenossenschaft; Stundenzettel (nur bei angestelltem WEG-Hausmeister etc.)
Übersicht aller laufenden Projekte (Reparaturen, Arbeiten, sonstige Aufträge o. ä.)
Unterlagen zu laufenden Bürgschaften; Auflistung der Gewährleistungsfristen
Beschlussbuch und/oder Sammlung der Beschlüsse der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, insbesondere solcher, welche die Teilungserklärung tangiert haben
Rechnungslegung des ausgeschiedenen Verwalters (Gesamtabrechnung ohne Einzelabrechnung)
Übergabe der Konten, Gelder und des Vermögens der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
Mietverträge von Gemeinschaftsflächen nebst Anlagen und Nachträgen (bspw. Mieterhöhungen, Kaution) sowie Auflistung der bisherigen letzten Nebenkostenvorauszahlungen und der Nebenkostenabrechnungen
Übergabe des Gemeinschaftseigentums (auch einschließlich des beweglichen Eigentums, wie z.B. Hausmeisterwerkzeuge, Ersatzteilvorrat etc.)
Übergabe aller Schlüssel, Schlüsselkarten und Schließpläne
Übergabe des gesamten Schriftwechsels (auch elektronischer Schriftverkehr) betreffend die Liegenschaft, einschließlich einer Auflistung aller Kenntnisse, Tatsachen und Vorgänge, die für den neuen Verwalter und dessen ordnungsgemäßer Arbeit erforderlich sind

Falls vorliegend, sind darüber hinaus auch die folgenden Unterlagen zu übergeben:

Grundbuchauszug sowie Verzeichnis aller eventuell nicht aus den Grundbucheintragungen zu ersehende Rechte und Pflichten (z. B. Wegerechte, Gestattungen, Nachbarvereinbarungen) und Auszug aus dem Baulastenverzeichnis) -> Grundbuchamt
Alle Katasterunterlagen (z. B. Fortbildungsnachweise, Auszüge aus dem Liegenschaftsbuch, Flurkarten, amtliche Lagepläne, Eigentümerliste) -> Katasteramt
Kompletter Bauschein einschließlich aller Anlagen, Pläne, Statistik, Entwässerungszeichnungen etc. -> zuständiges Bauamt / Stadtarchiv o.ä.
Geprüfte Statik, soweit nicht dem Bauschein beigefügt -> zuständiges Bauamt / Stadtarchiv o.ä.
Baubeschreibung sowie Beschreibung der tatsächlichen Ausführung von Bauten, soweit letztere vorhanden -> zuständiges Bauamt / Stadtarchiv o.ä.
Wohnflächenberechnung und Berechnung des umbauten Raums -> zuständiges Bauamt / Stadtarchiv o.ä.
Rohbau-, Gebrauchs- und Schlussabnahmeschein -> zuständiges Bauamt / Stadtarchiv o.ä.
Alle Vereinbarungen mit Stadtverwaltung und den Ver- oder Entsorgungsbetrieben (z.B. Stadtwerke, Genehmigung für Antennenanlage, Stadtreinigung, etc.)
Komplette Bestandspläne des Hauses sowie aller Installationen, technischer und sonstiger Anlagen, wie z.B. Elektro-, Sanitär-, Heizungs-, Druckerhöhungs-, Wasseraufbereitungs-, Notstrom-, Gemeinschaftsantennen und oder Müllanlage/Müllaufzug, Blitzschutzanlage mit letztem Prüfzeugnis, Öltankanlage mit letztem Prüf- und Überwachungszeugnis, Schließplan und Sicherungsschein der Schlüsselanlage, Übergabe aller Bedienungsanweisungen und Angaben von Namen und Anschrift des Einweisers -> zuständiges Bauamt / Stadtarchiv o.ä. oder Vorverwalter

Diese Liste ist eine Checkliste und erhebt nicht den Anspruch, für alle Immobilien und für jede Form der Immobilie geeignet zu sein. Anregungen und Ergänzungen sind jederzeit erwünscht.

VDIVH Übergabecheckliste