Verwaltercheckliste

Vetrauen ist gut — Kontrolle ist besser! Was müssen Wohnungseigentümer bei der Auswahl eines Immobilienverwalters beachten?

Allgemeines
  • Ist die Verwaltung aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten?
  • Hat die Verwaltung Ihre Wohnanlage vor der Angebotsabgabe in Augenschein genommen?
  • Können Ihre Fragen sachgemäß und verständlich beantwortet werden?
  • Ist das Unternehmen Mitglied in einem der Landesverbände des Verbandes der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (VDIV Deutschland)?
  • Ist die Immobilienverwaltung hauptberuflich tätig?
  • Kann die Verwaltung die seit 1. August 2018 vorgeschriebene Gewerbeerlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung vorlegen?
  • Hat die Verwaltung bereits nachweisbare Erfahrung mit der Verwaltung ähnlich großer Eigentümergemeinschaften, und können entsprechende Referenzen vorgelegt werden?
  • Sind die Referenzobjekte in einem guten bzw. gepflegten Zustand (sofern eine Besichtigung möglich ist)?
  • Nimmt sich die Verwaltung ausreichend Zeit für die Erstbesichtigung und das Gespräch mit dem Beirat?
  • Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
  • Teilt die Immobilienverwaltung, wie gesetzlich gefordert (§ 11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage die berufsspezifische Qualifikation des Gewerbetreibenden sowie der Objektbetreuer mit?
  • Werden regelmäßig vom Gewerbetreibenden sowie von den Objektbetreuern qualitativ hochwertige Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen mindestens im gesetzlich geforderten Umfang von 20 Stunden in drei Jahren (§34c Abs.2a GewO) absolviert?
  • Zeigt die Immobilienverwaltung, wie gesetzlich gefordert (§11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage Zertifikate und Bescheinigungen über die in den vergangenen Jahren absolvierten Weiterbildungen vor?
  • Nimmt die Verwaltung die Aufgaben mit ihrem eigenen Personal wahr und verzichtet auf Subunternehmen für Verwalteraufgaben?
  • Hat die Verwaltung Rahmenverträge mit Energievesorgern oder Kooperationen mit Versicherungsunternehmen?
Versicherungsschutz
  • Kann der Verwalter die gesetzlich geforderte Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung im Umfang von 500.000 Euro pro Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres vorweisen?
  • Kann der Verwalter eine Betriebhaftpflichtversicherung vorweisen?
  • Besitzt der Verwalter auch eine Vertrauensschaden-Versicherung zum Schutz Ihres Vermögens?
Vertragsgestaltung
  • Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein – ist die Firmierung auf dem Vertragsdokument korrekt?
  • Sind die Aufgaben der Verwaltung klar und übersichtlich geregelt?
  • Sind die Befugnisse der Verwaltung klar geregelt?
  • Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?
  • Ist die Haftung klar geregelt?
  • Ist die Verwaltervergütung als Bruttobetrag angegeben?
  • Erfolgte eine Widerrufsbelehrung?
  • Wie ist die Laufzeit des Vertrages (max. 5 Jahre sind möglich, bei Erstbestellung von Neubauten max. 3 Jahre)? Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart?
  • Geht die Verwaltung auf vertragliche Sonderwünsche der Eigentümergemeinschaft ein?
  • Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor, beispielsweise auf Grundlage der VDIV - Musterverträge?
Kaufmännische Geschäftsführung und Büroorganisation
  • Erscheint der Büroorganisation / der Bürobetrieb professionell?
  • Gibt es feste Ansprechpartner und Erreichbarkeiten?
  • Verfügt das Unternehmen über eine professionell gestaltete Webseite?
  • Gibt es auf der Webseite ggfs. ein Kunden-Onlineportal, auf dem Dokumente und /oder Verträge oder weiterführende Informationen für Eigentümer/innen abrufbar sind?
  • Prüft die Verwaltung bei Übernahme der Eigentümergemeinschaft die mit Dritten bestehenden Verträge darauf, ob sie aktualisiert werden müssen?
  • Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt? Gibt es feste Bürozeiten bzw. Sprechstunden und eine Notfalltelefonnummer?
  • Ergehen die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgerecht und kundenorientiert?
  • Sind die Unterlagen für Eigentümerversammlungen übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitet?
  • Erfolgt der Versand der Protokolle von Eigentümerversammlungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums?
  • Wird eine Beschlusssammlung geführt und ist diese verständlich aufgeschlüsselt?
  • Werden über jeden Vorgang Belege geführt? Sind diese Vorgänge und Belege nachvollziehbar und transparent?
  • Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen erstellt?
  • Verwendet die Verwaltung eine aktuelle Verwaltungssoftware?
Finanz- und Vermögensverwaltung
  • Ist das Hausgeldkonto auf den Namen der Eigentümergemeinschaft angelegt?
  • Ist auch bei Rücklagekonten die Eigentümergemeinschaft die Kontoinhaberin?
  • Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?
  • Kann die Verwaltung bei der Bank die Online-Einsichtnahme in die WEG-Konten für den Beirat vereinbaren?
  • Wird die Höhe einer Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar ausgewiesen und aufgeschlüsselt?
  • Sind die Rücklagen mündelsicher angelegt, so dass Wertverluste praktisch ausgeschlossen sind?
  • Ist die Verfügungsvollmacht für den Notfall geregelt? Kann im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kompetenzträger Zahlungen veranlassen?
Technische Verwaltung
  • Hat die Verwaltung bereits Sanierungsmaßnahmen begleitet? Gibt es auch eigene Erfahrungen mit energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen?
  • Nimmt die Verwaltung regelmäßig Begehungen vor, um den Instandhaltungsbedarf zu ermitteln?
  • Bestehen Checklisten z.B. für regelmäßige Begehungen der Wohnanlage oder für Wartungen?
  • Sind die Objektbegehungsprotokolle nachvollziehbar geführt?
  • Werden bei größeren Maßnahmen, z.B. Sanierungen, mehrere nachvollziehbare Angebote eingeholt?
  • Verfügt die Verwaltung über eigenes Personal oder ein belastbares Netzwerk (z.B. zu Handwerkern, Architekten, Sachverständigen, Energieberatern, Messdienstleistern), um die Eigentümergemeinschaft bei technischen Fragen zu beraten? Kann der Verwalter den Eigentümern bei Bedarf die Beauftragung von geeigneten Sonderfachleuten empfehlen?

 

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Checkliste für die Übergabe von Verwaltungsunterlagen

Immer wieder kommt es zu Verstößen gegen die Berufsordnung, die ja eine ordnungsgemäße und reibungslose Übergabe der Verwaltungsunterlagen zu den Grundlagen der Berufsausübung der Immobilienverwalter zählt.

Für die Übernahme und insbesondere die Durchführung der Verwaltung werden alle hierfür notwendigen Unterlagen, Dokumente, Bescheide und sonstige Papiere benötigt, die zur verantwortlichen Durchführung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind.

Es sind dies insbesondere die in der nachfolgenden Liste als Beispiel aufgeführten Haus- und Grundstücksunterlagen für die Verwaltung:

  1. Liste aller Eigentümer und/oder Verzeichnis aller Mieter nach Wohnungsnummern oder Wohnungsanlage mit Angabe Anschrift, Telefon, soweit bekannt Beruf, Anzahl der Personen;

  2. Grundbuchauszug sowie Verzeichnis aller eventuell nicht aus den Grundbucheintragungen zu ersehenden Rechte und Pflichten (z. B. Wegerechte, Gestattungen, Nachbarvereinbarungen) und Auszug aus dem Baulastenverzeichnis;

  3. Alle Katasterunterlagen (z. B. Fortführungsnachweise, Auszüge aus dem Liegenschaftsbuch, Flurkarten, amtliche Lagepläne);

  4. Kompletter Bauschein einschließlich aller Anlagen, Pläne, Statik, Entwässerungszeichnungen etc.;

  5. Geprüfte Statik, soweit nicht dem Bauschein beigefügt;

  6. Baubeschreibung sowie Beschreibung der tatsächlichen Ausführung von Bauten, soweit letztere vorhanden;

  7. Wohnflächenberechnung und Berechnung des umbauten Raums;

  8. Rohbau-, Gebrauchs- und Schlussabnahmescheine;

  9. Abnahmeprotokoll des Gemeinschaftseigentums und, soweit vorhanden, Hinweise und Daten für die Abnahme des Sondereigentums;

  10. Komplette Bestandspläne des Hauses sowie aller Installationen, technischer und sonstiger Anlagen, wie z. B. Elektroanlage, Sanitäranlage, Heizungsanlage, Feuerlöschanlage, Druckerhöhungsanlage, Wasseraufbereitungsanlage, Notstromanlage, Gemeinschaftsantennenanlage, Müllanlage und Müllaufzug, Blitzschutzanlage mit letztem Prüfzeugnis, Öltankanlage mit letztem Prüf- und Überwachungszeugnis, Schließplan und Sicherungsschein der Schlüsselanlage, Übergabe aller Bedienungsanweisungen und Angaben von Namen und Anschrift des Einweisers;

  11. Brandversicherungsurkunde;

  12. Teilungserklärung mit allen Änderungen und Ergänzungen, Gemeinschaftsordnung mit allen Änderungen und Ergänzungen;
  13. Verzeichnis aller bestehenden Versicherungen und Übergabe aller Versicherungspolicen;

  14. Alle öffentliche Bescheide (z. B. über Anleger- und Erschließungskosten und -leistungen, Grundsteuer bzw. Grundsteuerfreiheit, Einheitswert/-werte, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Steuern einschließlich Steuernummer bei Stadt und Finanzamt, Angabe aller Abnehmernummern, sonstige Gebührenbescheide, Angabe des Bezirksschornsteinfegermeisters, Ergebnis der letzten Brandschau);

  15. Alle Vereinbarungen mit Stadtverwaltung und den Ver- und Entsorgungsbetrieben (z. B. Wasserwerk, Gaswerk, Post, Genehmigung der Antennenanlage, Stadtwerke für die Elektroversorgung einschließlich etwaiger Trafo-Anlagen, örtliche Aufnahme und Berechnung des Bereitstellungspreises, Entwässerungsamt, unter anderem auch für etwaige Hebeanlagen, Öl-, Fett- und sonstige Abscheider sowie Schlammfänge, Müllabfuhr/Stadtreinigungsamt);

  16. Alle Wartungsverträge einschließlich Namen, Anschrift und Telefonnummer des Betreuers;

  17. Betreuungsvertrag mit der Wärmemessfirma einschließlich Namen, Anschrift und Telefonnummer des Betreuers sowie alle Unterlagen und Listen über Heizflächen, Raumbezeichnungen etc.

  18. Hausmeistervertrag einschließlich Mitgliedsschein der zuständigen (Verwaltungs-) Berufsgenossenschaft;

  19. Verzeichnis aller für Haus/Grundstück/Wohnungseigentumsanlage laufend mit Reparaturen und Arbeiten beauftragten Handwerker und Unternehmen;

  20. Verträge mit und/oder Abrechnungen dieser Handwerker und Unternehmen einschließlich einer Liste der Gewährleistungsfristen, etwa vorhandene Bürgschaften bzw. eine Auflistung etwa vorhandener Einbehalte;

  21. Beschlussbuch und/oder Sammlung der Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft, insbesondere solcher, die die Teilungserklärung tangiert haben;

  22. Bei Mietverwaltung aller Mietverträge nebst Anlagen und Nachträgen sowie Auflistung der bisherigen letzten Nebenkostenvorauszahlungen und der Nebenkostenabrechnungen;

  23. Abrechnungen des Vorverwalters (Gesamt- und Einzelabrechnungen) einschließlich aller erforderlichen sonstigen Angaben, wie Vermögensstatus, Forderungen und Verbindlichkeiten früherer Jahre);

  24. Letzter genehmigter Wirtschaftsplan;

  25. Rechnungslegung des ausgeschiedenen Verwalters (Gesamtabrechnung ohne Einzelabrechnung);

  26. Übergabe der Konten, Gelder und des Vermögens der Eigentümer;

  27. Übergabe des Gemeinschaftseigentums (auch einschließlich des beweglichen Eigentums, wie z. B. Hausmeistergerät und -werkzeug, Ersatzteilvorrat etc.) und aller Schlüssel;

  28. Auflistung aller laufenden und noch nicht abgerechneten Vorgänge (z. B. Versicherungsschäden, Versicherungsleistungen) und Übergabe der betreffenden Unterlagen;

  29. Übergabe des gesamten Schriftwechsels betreffend die Liegenschaft, einschließlich einer Auflistung aller Kenntnisse, Tatsachen und Vorgänge, die für den neuen Verwalter und dessen ordnungsgemäßer Arbeit erforderlich sind;

  30. Versicherung des Vorgängers in der Verwaltung, dass alle Unterlagen, die zu ordnungsgemäßen Verwaltung notwendig sind, übergeben sind, so dass der neue Verwalter auf alle Tatsachen, Vorgänge etc. für eine ordnungsgemäße Verwaltung hingewiesen ist und darauf, dass ein Rückbehalt von notwendigen Unterlagen nicht erfolgt ist.

Diese Liste ist eine Checkliste und erhebt nicht den Anspruch, für alle Immobilien und für jede Form der Immobilie geeignet zu sein. Anregungen und Ergänzungen sind jederzeit erwünscht.

VDIVH Übergabecheckliste